Quito, Ecuador- Contar con un sistema de archivo óptimo y organizado, tal como lo establece la normativa vigente, permitirá a la institución generar la adecuada conservación de los documentos, precisó Daysi Muñoz, Directora Administrativa de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (Dinardap), en el marco del galardón “Desarrollo Archivístico”, que recibió la entidad, por el manejo de las mejores prácticas archivísticas en el Ecuador, por parte de la Dirección de Archivo de la Administración Pública de la Presidencia de la República.

Esto podrá asegurar, además, que la información que se almacena en dichos archivos “cumple con los parámetros de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, promoviendo la eficiencia y eficacia de la gestión documental institucional, en beneficio de la institución y de los usuarios de los servicios de la Dinardap”, manifestó.

La funcionaria, resaltó que, recibir este premio, demuestra que la Dinardap está llevando a cabo de manera eficiente el adecuado manejo y organización de su documentación.

Tener una documentación conforme a lo que establece la normativa es importante, ya que se demuestra el compromiso institucional no solamente para el cumplimiento de la ley como tal, sino el compromiso de mantener la historia de la institución a través de los documentos, mismos que destacan que la Dinardap ha realizado las actividades que le competen, a lo largo de sus años, indicó.

Todo esto fue un proceso, señaló: desde la incorporación de una normativa interna que establezca los parámetros en los que debía trabajar para el mantenimiento y organización de los archivos institucionales, hasta la elaboración de un plan piloto que permitió determinar y verificar los tiempos de cada una de estas etapas. En la actualidad, cada unidad administrativa productora de documentación se encuentra trabajando en el proceso archivístico determinado, acotó.

La Presidencia de la República, en concordancia a la Norma Técnica de Archivo que expidió el año anterior, realizó el “Primer Censo Virtual: Padrón Nacional de Archivos y Sellos Archivísticos”, a las instituciones del sector público.

“A partir de la norma expedida por la Presidencia de la República, la Dinardap ha trabajado de forma coordinada para establecer y tener el archivo tal como lo concibe la Presidencia de la República, como un patrimonio documental. El contar con las directrices establecidas permite organizar, mantener y conservar adecuadamente la información institucional a través de su documentación”, concluyó la funcionaria./DCS.