1 PROPÓSITO

La presente Política tiene el propósito de establecer el marco institucional, jurídico y operativo que rige el tratamiento de datos personales en la Dirección Nacional de Registros Públicos, garantizando que dicho tratamiento se realice de manera lícita, leal, transparente, segura y proporcional, en estricto cumplimiento de la normativa vigente y con pleno respeto a los derechos de las personas titulares de los datos.

 

2 ALCANCE

El alcance de las disposiciones de esta Política es de cumplimiento obligatorio para todas las autoridades, servidoras y servidores públicos de la Dirección Nacional de Registros Públicos, sus direcciones zonales, así como para los encargados del tratamiento que, por disposición legal o contractual, accedan o traten datos personales por cuenta de la institución.

 

3 FINALIDAD DE LA POLÍTICA

La presente Política tiene como finalidad orientar y armonizar los procesos institucionales que involucren el tratamiento de datos personales, asegurando que las operaciones de recolección, uso, conservación, comunicación, interoperabilidad, anonimización, seudonimización y supresión de datos se realicen conforme a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Asimismo, busca fortalecer una cultura institucional de protección de datos personales, basada en la gestión preventiva de riesgos, la responsabilidad proactiva y la adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas.

 

3.1 COMITÉ PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Dirección Nacional de Registros Públicos cuenta con el Comité para la Implementación y Aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, creado mediante Resolución No. 007-DN-DINARP-2025, como un órgano auxiliar de apoyo al responsable del tratamiento.
El Comité tiene como finalidad articular, coordinar y dar seguimiento a las acciones institucionales orientadas al cumplimiento del régimen de protección de datos personales, sin sustituir ni desplazar las competencias y responsabilidades de la máxima autoridad institucional ni del responsable del tratamiento.

 

3.2 TRANSPARENCIA RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Dirección Nacional de Registros Públicos garantiza la transparencia en el tratamiento de los datos personales que administra o custodia, informando de manera clara y accesible a los titulares sobre las finalidades, bases de licitud, modalidades de tratamiento y mecanismos para el ejercicio de sus derechos, conforme a la normativa vigente.

 

3.3 DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

 

3.3.1 Definiciones

Para efectos de la presente Política, se aplicarán las definiciones previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General.

3.3.2 Principios rectores

El tratamiento de datos personales por parte de la Dirección Nacional de Registros Públicos se rige por los principios de juridicidad, lealtad, transparencia,  finalidad, minimización de datos, proporcionalidad, confidencialidad, calidad y exactitud, conservación, seguridad, responsabilidad proactiva y aplicación más favorable al titular, conforme al artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

3.3.3 Seguridad de los datos personales y de la información

La Dirección Nacional de Registros Públicos reconoce la seguridad de los datos personales como un componente esencial de la seguridad de la información institucional.
Las medidas técnicas, organizativas, administrativas y jurídicas aplicables al tratamiento de datos personales se implementarán de conformidad con la Política de Seguridad de la Información institucional y sus instrumentos derivados, considerando la naturaleza de los datos, el contexto del tratamiento y los riesgos asociados a los derechos y libertades fundamentales.

 

3.4. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

3.4.1 Derechos

La Dirección Nacional de Registros Públicos garantiza a los titulares el ejercicio de los derechos de acceso, información, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

3.4.2 Canal institucional para el ejercicio de derechos.

La Dirección Nacional de Registros Públicos pone a disposición de los titulares de datos personales el canal institucional denominado “Protege tus Datos”, como mecanismo oficial para la recepción, gestión y respuesta de las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

El canal “Protege tus Datos” cuenta con dos modalidades de atención, a fin de garantizar el acceso efectivo y oportuno al ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales:
a) Modalidad electrónica: Las solicitudes podrán presentarse de manera digital a través del formulario disponible en el sitio web institucional, en el siguiente enlace: https://www.registrospublicos.gob.ec/protege-tus-datos/

Asimismo, los titulares podrán remitir sus solicitudes, consultas o comunicaciones relacionadas con el ejercicio de derechos al correo electrónico institucional:
protegetusdatos@registrospublicos.gob.ec

b) Modalidad presencial: Los titulares podrán presentar sus solicitudes de manera física en las oficinas de la Dirección Nacional de Registros Públicos, ubicadas en la ciudad de Quito, en la dirección institucional habilitada para la recepción documental, conforme a los procedimientos administrativos vigentes.

Las solicitudes presentadas por cualquiera de las modalidades señaladas serán tramitadas conforme a los plazos, requisitos y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y la normativa institucional aplicable. La Dirección de Protección de la Información será la unidad responsable de la administración, seguimiento y atención de las solicitudes ingresadas a través del canal “Protege tus Datos”.

 

3.5 FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

3.5.1 Finalidad del tratamiento

La Dirección Nacional de Registros Públicos tratará datos personales únicamente para el ejercicio de las competencias legalmente atribuidas, incluyendo la rectoría del Sistema Nacional de Registros Públicos, la gestión administrativa y tecnológica institucional, la interoperabilidad, la analítica de datos con medidas de protección adecuadas y la atención de trámites y servicios.

3.5.2 Origen de los datos

Los datos personales podrán ser obtenidos directamente del titular o de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Registros Públicos, siempre que exista bases de legitimación conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable y en el marco de las competencias legalmente atribuidas, respetando los principios de finalidad, minimización y transparencia.

3.5.3 Transferencia y comunicación

La transferencia o comunicación de datos personales se realizará cuando la misma se encuentre configurada dentro de una de las causales de legitimidad previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Cuando corresponda se recabará el consentimiento del titular, salvo en los casos de excepción previstos en la normativa vigente y en todos los casos se observarán los principios y medidas de seguridad aplicables.

 

3.6 RESPONSABILIDAD, BASES DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD

3.6.1 Responsable del tratamiento

La Dirección Nacional de Registros Públicos actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que administra, custodia o gestiona, a través de sus órganos y unidades administrativas, bajo la dirección de su máxima autoridad.

3.6.2 Delegado de Protección de Datos Personales

La institución cuenta con un/a Delegado/a de Protección de Datos Personales, designado conforme a la normativa vigente, quien ejerce sus funciones con independencia técnica y funcional, actuando como punto de enlace con los titulares de los datos y la Autoridad de Protección de Datos Personales.

3.6.3 Tratamiento de registros técnicos (logs)

La Dirección Nacional de Registros Públicos genera y administra registros técnicos, bitácoras o logs asociados al funcionamiento de sus sistemas informáticos, plataformas tecnológicas y servicios de interoperabilidad, con la finalidad de garantizar la seguridad de la información, la trazabilidad de las operaciones, la continuidad del servicio, la detección y análisis de incidentes y el cumplimiento de obligaciones legales.

Los registros técnicos contienen, de manera accesoria y limitada, datos personales estrictamente necesarios para los fines descritos, observando los principios de minimización, proporcionalidad y finalidad. El acceso a los mismos está restringido únicamente al personal autorizado y su conservación se realizará únicamente por el tiempo necesario, conforme a los instrumentos técnicos institucionales.

3.6.4 Tratamiento de datos biométricos

La Dirección Nacional de Registros Públicos podrá tratar datos biométricos del personal institucional exclusivamente para fines de identificación, control de asistencia, seguridad física y lógica y gestión del talento humano, en cumplimiento de obligaciones legales y administrativas.
El tratamiento de estos datos se realiza bajo medidas de seguridad reforzadas, atendiendo a su naturaleza sensible, y su acceso se limita estrictamente al personal autorizado. Los datos biométricos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario y eliminados de forma segura una vez extinguida la relación laboral o la base legal que habilite su tratamiento.

3.6.5 Interoperabilidad y comunicación de datos

La Dirección Nacional de Registros Públicos facilita y administra servicios de interoperabilidad en el marco del Sistema Nacional de Registros Públicos, permitiendo el acceso controlado y legítimo a información registral por parte de entidades públicas o privadas debidamente habilitadas.

La interoperabilidad se ejecutará conforme a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y la normativa institucional aplicable, garantizando controles de acceso, trazabilidad, seguridad de la información y delimitación de responsabilidades entre las entidades participantes.

3.6.6 Confidencialidad

Toda persona que, por razón de sus funciones o relación con la institución, acceda o trate datos personales bajo custodia institucional está sujeta a un deber estricto y permanente de confidencialidad, incluso con posterioridad a la finalización de su vínculo con la Dirección Nacional de Registros Públicos.

 

3.7 REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

 

La presente Política será revisada y actualizada de manera periódica, o cuando se produzcan cambios normativos, tecnológicos o institucionales que así lo requieran.

 

3.8 APROBACIÓN

 

La presente Política entrará en vigencia a partir de su aprobación y suscripción por la máxima autoridad de la Dirección Nacional de Registros Públicos.

 

4 ACRÓNIMOS Y DEFINICIONES

4.1 ACRÓNIMOS

Tabla 5.1 Acrónimos
Acrónimo Descripción

• DINARP Dirección Nacional de Registros Públicos
• LOPDP Ley Orgánica de Protección de Datos Personales
• SINARP Sistema Nacional de Registros Públicos

 

4.2 DEFINICIONES

Términos / Definición
Logs:

• Archivos, generalmente en formato de texto plano (.log), que almacenan una secuencia de eventos ocurridos en un equipo o programa